Er is al veel geschreven over hoe u software succesvol kunt implementeren in uw organisatie. Daarom vroegen wij software leverancier OneBizz om een samenvatting te geven met de 5 beste tips. Met deze tricks kunt u, zonder problemen, gebruik maken van uw nieuwe software. Hoewel de tips zijn genummerd zijn ze in willekeurige volgorde geplaatst.

Tip 1; definieer het gewenste resultaat.

Zorg dat u aan de start van het proces duidelijk hebt wat u uiteindelijk wil bereiken. Ben daarin specifieker dan enkel te benoemen “de software moet werken”. Maak duidelijke doelen zoals bijvoorbeeld: “Ik wil dat de sales-afdeling gemakkelijk inzicht heeft in de financiële data”, of “Ik wil op mijn mobiel een dagelijkse update ontvangen van de huidige voorraad”. Dit zorgt niet alleen dat u helder heeft wanneer de implementatie succesvol is maar zorgt tevens voor een helder gesprek met de betrokken softwarepartij.

Tip 2; betrek zowel de organisatie als de eindgebruiker.

Deze tip klinkt als een opendeur maar uit een recente studie, uitgevoerd door Panorama Consulting, werd duidelijk dat 1 op de 5 ERP implementaties in de productie industrie voor vertraging zorgde door de interne situatie. De oorzaak kan deels gevonden worden bij een slechte voorbereiding maar In veel gevallen zorgen juist de eindgebruikers voor weerstand bij een nieuw systeem.

Tip 3; durf vragen te stellen bij de consultant.

Het implementeren van een goed softwaresysteem kunt u het beste aan professionals overlaten. Een gesprek met een leverancier is daardoor onvermijdelijk. Durf tijdens dit gesprek de juiste vragen te stellen. Een goede consultant zal pas vertrekken wanneer alle vragen beantwoord zijn. Uiteindelijk maakt u als organisatie gebruik van het systeem, zorg dus dat het uiteindelijk werkt zoals u tijdens het gesprek verwacht had. Een extra tip die we mee willen geven is dat u alles documenteert. Door alle veranderingen bij te houden kunt u sneller schakelen bij nieuwe implementaties.

Tip 4; maak een realistische planning.

Alweer een cliché maar een realistische planning is echt cruciaal. Hetzelfde onderzoek van Panorama Research liet zien dat planning bij 23% van de gevallen een issue is. Bij ongeveer de helft van de cases werd de oorspronkelijke planning uitgebreid; de andere helft had vanaf de start te maken met een onrealistische projectplanning. Laat u ook hier adviseren door uw softwareleverancier.

Tip 5; lange termijn denken.

Het is duidelijk dat u uw organisatie niet tijdelijk kunt sluiten om te zorgen dat de software in alle rust kan worden geïnstalleerd. De dagelijkse gang van zaken gaat gewoon door. Om te zorgen dat de nieuwe software succesvol wordt geïmplementeerd moet er dus voldoende tijd worden geïnvesteerd.

Bij veel bedrijven is een gedegen software een essentieel onderdeel in de bedrijfsvoering. Het aanschaffen van nieuwe software is dan ook geen dagelijkse kost. Zorg dus dat er voldoende tijd wordt ingeruimd zodat uw organisatie goed voorbereid is op de toekomst. Met behulp van deze 5 tips kunt u ervoor zorgen dat u realistisch blijft en de focus blijft houden op het eindresultaat.